Lieferanten geben ihre Angebote über die Plattform ab. Der Einkäufer ist nicht dazu verpflichtet, eines der Angebote anzunehmen.

RFI (Request for Information)
Die abgegebenen Angebote sind nicht verbindlich.

RFP (Request for Proposal)
Die abgegebenen Angebote sind verbindlich.

Lieferanten geben ihre Angebote über die Plattform ab. Dabei unterbieten sich die Lieferanten in der vom Einkäufer festgelegten Mindestschrittweite. Die abgegebenen Angebote sind verbindlich.

Bei einer Englischen Auktion ist der Einkäufer zur Annahme eines der besten Angebote verpflichtet, sofern der Bindungspreis unterschritten wird. Der Einkäufer kann vorab festlegen, ob automatisch der günstigste Anbieter den Zuschlag bekommen soll oder ob er zwischen den besten bis zu fünf Angeboten auswählen möchte.

Beginnend bei einem niedrigen, vom Einkäufer festgelegten, Startpreis steigt der Angebotspreis rundenweise an, bis entweder der Maximalpreis erreicht wird oder ein Lieferant ein Angebot zum aktuell gültigen Preis abgibt. Der Einkäufer ist in diesem Fall zur Annahme des Angebots verpflichtet. Sollten in einer Runde mehrere Angebote eingehen, entscheidet der Einkäufer, welches dieser Angebote er annimmt.

Da Einkäufer bei Holländischen Auktionen zur Annahme eines Angebots verpflichtet sind, müssen sie im Vorfeld der Auktion mit den Lieferanten alle Rahmenbedingungen und Qualitätsanforderungen klären. Bei der Holländischen Auktion wird dann nur noch über den Angebotspreis bestimmt, wer den Zuschlag erhält.

Beginnend bei einem vom Einkäufer festgelegten Startpreis sinkt der Angebotspreis rundenweise. Jeder beteiligte Lieferant muss in jeder Runde durch Abgabe eines Angebots bestätigen, dass er weiterhin an der Auktion teilnimmt. Werden mehrere Positionen gleichzeitig verauktioniert, kann er sich je Position entscheiden, ob er weiterbieten möchte, oder nicht. Gibt ein Lieferant in einer Runde für eine Position kein Angebot ab, endet die Auktion in dieser Position für ihn mit seinem Angebot aus der vorhergehenden Runde. Ein Wiedereinstieg in einer späteren Runde ist in dieser Position nicht mehr möglich.

Der Einkäufer legt die Zuschlagsregel fest (Vergabe an einen der x besten Anbieter). Die Zuschlagsregel wird für eine Position wirksam, wenn der Bindungspreis der Position durch ein Angebot erreicht oder unterschritten wurde.

Einkäufer haben die Möglichkeit, in einem mehrstufigen Beschaffungsvorgang (MBV) RFI, RFP und Auktionen mit Bezug auf den Vorgänger aufeinander folgen zu lassen.
Die zugelassenen Lieferanten einer Prozessstufe müssen nicht notwendigerweise bereits in einer vorherigen angeboten haben. Damit kann ein Lieferant bewusst erst zu einem späteren Zeitpunkt in die Verhandlung aufgenommen werden.

Lieferanten haben die Möglichkeit, nach Beschaffungsvorgängen zu recherchieren, deren Anbieterkreis nicht eingeschränkt wurde.

Beschaffungsvorgänge mit einem eingeschränkten Anbieterkreis können nur von den Lieferanten im Anbieterkreis eingesehen werden.

Einkäufer haben die Möglichkeit, alle Beschaffungsvorgänge auch als „Beschaffungsvorgang mit Rückmeldung“ oder „Beschaffungsvorgang mit Bietgebot“ zu veröffentlichen. Dies gilt für alle Arten der Beschaffung, bei denen die Angebote über die Plattform vom Lieferanten an den Einkäufer abgegeben werden.

Ein Beschaffungsvorgang mit Rückmeldung wird zum festgelegten Zeitpunkt (Rückmeldetermin) auf die Anbieter eingeschränkt, die sich bis dahin auf fairpartners zurückgemeldet haben. Nur diese sehen den Beschaffungsvorgang weiterhin und können Angebote abgeben. Der Rückmeldetermin liegt normalerweise vor Beginn der Bietfrist. Liegt er nach Beginn der Bietfrist, gilt auch die Abgabe eines gültigen Angebotes als Rückmeldung.

Ein Beschaffungsvorgang mit Bietgebot unterscheidet sich vom Beschaffungsvorgang mit Rückmeldung dahingehend, dass statt einer formlosen Rückmeldung die Abgabe eines Angebotes zum festgelegten Zeitpunkt den weiteren Anbieterkreis definiert. Der Rückmeldetermin kann hier nur innerhalb der Bietfrist liegen.

Wenn ein Einkäufer nur einen bestimmten Kreis von Lieferanten zulassen will, kann er mittels Lieferantenmanagement individuell festlegen, welche Lieferanten (z.B. Strategische Lieferanten, interne Bereiche) eine Angebotsberechtigung erhalten. Wenn auch interne Bereiche auf den Beschaffungsvorgang anbieten sollen, müssen diese als Lieferant bei fairpartners registriert sein. Die Festlegung kann nach der Veröffentlichung des Beschaffungsvorgangs noch geändert werden. Lieferanten können so bewusst erst zu einem späteren Zeitpunkt in die Verhandlung aufgenommen werden.

Für alle Einkäufer bietet die Betreiberin der Plattform, Skill Portal AG, einen Extra-Service für die Ausschreibung von IT Services. Dabei übernimmt Skill Portal die komplette Abwicklung des RFP, von der Qualitätssicherung und Einstellung der Ausschreibung über die Auswahl der besten Angebote bis hin zur Angebotsweiterleitung an den Einkäufer. Die endgültige Auswahl trifft der Einkäufer.