Den Blick in die Zukunft und das Ohr am Markt

Mit Onlineauktionen bringt Constanze Bohg, Strategische Einkäuferin der REHAU AG + Co, frischen Wind in die Einkaufsabteilung. Lesen Sie mehr über ihre Erfolgsfaktoren und welche Erfahrungen sie beim Einsatz der Beschaffungsplattform fairpartners.com gemacht hat.

Für genau spezifizierte Produkte und Dienstleistungen den jeweils bestmöglichen Preis beim Lieferanten verhandeln - dabei unterstützen elektronische Werkzeuge wie Onlineauktionen. Vor etwa einem Jahr hat REHAU sich für die Nutzung der Auktionsplattform fairpartners.com entschieden.
Constanze Bohg war von Anfang an dabei. Erst intensiv am Auswahlverfahren beteiligt, hat sie seitdem alle möglichen Auktionsverfahren ausgetestet. "Die Englische Auktion und die Holländische, mit Rang, ohne Rang - die Nutzung der Plattform bringt frischen Wind in meinen Einkaufsalltag", so Frau Bohg. Die Einkäuferin hat klar einige Erfolgsfaktoren erkannt, die hinsichtlich der Durchführung von Auktionen unbedingt berücksichtigt werden müssen, allen voran: Einkäufer, die Auktionen zur Preisverhandlung in Betracht ziehen, müssen den Markt vorab sehr gut einschätzen können.
"Manchmal müssen auch die klassischen Wege der Beschaffung vorgezogen werden. Es gibt immer Fälle, in denen Auktionen ein ungeeignetes Instrument darstellen. Manchmal haben die Lieferanten sowieso nur wenige Kapazitäten frei und der Markt ist dicht. Welcher Lieferant soll hier den Ehrgeiz haben mitzumachen?" Doch es ergibt sich für die Einkäuferin immer wieder die Möglichkeit, die Auktion als hoch effizientes Werkzeug in Preisverhandlungen einzusetzen.

Auktionen dienen beiden Seiten des Marktes

Fairness dem Lieferanten gegenüber ist für REHAU das A und O.
Die "Spielregeln" werden vorher klar festgelegt und mit den Lieferanten durchgesprochen. "Wenn es sich um eine Verdichtungsauktion handelt, ist das vorher klar. Bei einer Zuschlagsauktion können unsere Bieter sicher sein, dass wir im Nachgang nicht noch mal verhandeln und den Preis weiter drücken wollen. Bei einigen Lieferanten müssen wir viel Überzeugungsarbeit hinsichtlich ihrer Teilnahme an Auktionen leisten, weil sie von anderen Unternehmen verprellt wurden. Kunden, die nicht wie wir immer mit offenen Karten spielen", berichtet Frau Bohg. Sie nimmt sich Zeit für die Vorbereitung ihrer Bieter. Lieferanten, die das Verfahren verstanden haben, wissen, dass es mehr Transparenz bei den Preisverhandlungen für sie gar nicht geben kann.

Auktion im Kollegenkreis

Während der Live-Auktion vor dem Rechner sitzen und mitfiebern, das macht Spaß und ist oft auch fürs Management eine spannende Sache. An diesem Punkt angelangt, hat die Einkäuferin aber schon Einiges an Vorarbeit geleistet. Abhängig von den vorliegenden Marktinformationen oder Angeboten das richtige Auktionsverfahren zu wählen und alle Parameter so einzustellen, dass Bietdynamik erzeugt wird, das ist die Kunst der Sache. Für Frau Bohg liegt die Zeitersparnis deshalb beim Einsatz der Onlineauktion nicht in der Vorbereitung, sondern allein die konkrete Verhandlungsphase wird verkürzt.

Ist eine Auktion in Vorbereitung, planen die Einkäufer bei REHAU genügend Vorlaufzeit ein. Oft spielen die Beschaffungsteams auf der Schulungsplattform von fairpartners die verschiedenen Möglichkeiten der Auktionsgestaltung interaktiv durch. "Die Auktion selbst als Anbieter zu erleben, bringt jedes Mal neue Erkenntnisse", meint Frau Bohg "Die kommunizierten Parameter, zum Beispiel das gewählte Startgebot, verraten den Lieferanten schon viel". Wichtige Lessons Learned im Umgang mit der Technik geht Frau Bohg vor der Liveauktion bei Bedarf auch mit den Bietern durch. "Viele Lieferanten kennen Auktionen bereits, aber jede Plattform hat ihre Eigenheiten. Die fünf Minuten Zeit für ein Vorbereitungsgespräch sollte sich jeder Bieter nehmen", meint Frau Bohg.

Der richtige Partner fürs "Miteinander wachsen"

Auch wenn es oft nur ein Gegencheck ist, ein kurzer Gedankenaustausch gibt noch einmal Sicherheit vor der Liveauktion. Kurze Wege zu den Experten bei fairpartners machen das möglich - nicht zuletzt deswegen hat sich REHAU für die Nutzung der Onlineplattform entschieden. Ihre Ansprechpartner bei fairpartners sind immer von Anfang an mit von der Partie und werden von Constanze Bohg rechtzeitig über die Eckdaten einer geplanten Auktion und den Termin informiert.
"Die Kurzwahltaste zu fairpartners hat mir schon zwei Mal die Auktion gerettet", erinnert sich Frau Bohg. "Während meiner Auktionen gab es schon mal kleine technische Probleme beim Lieferanten". Ihre bewährte Vorgehensweise: Den fairpartners Mitarbeiter einfach zum Lieferanten in die Telefonleitung holen. "Das Problem konnte bisher immer gelöst und die Auktion fortgesetzt werden", berichtet Frau Bohg zufrieden.

Als Premium Partner von fairpartners hat REHAU die Möglichkeit, sich an der Weiterentwicklung der Beschaffungsplattform maßgeblich zu beteiligen. "Klar stößt man auch an Grenzen, und mit der Umsetzung von Wünschen müssen wir uns auch mal bis zum nächsten Release gedulden. Die Ansprechpartner bei fairpartners haben aber immer ein offenes Ohr. Und wenn es dringend war, hat die Technik auch auf kurzem Wege schnell reagiert. "Dieses 'Miteinander wachsen' schätze ich und das macht Spaß", so Frau Bohg.
Auf jeden Fall will sie zukünftig weitere Material- und Warengruppen untersuchen und weiter Onlineauktionen einsetzen, wenn die Marktlage passt.