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Plattform oder persönlicher Kontakt zum Einkäufer? Das eine
muss das andere nicht ausschließen. Lesen Sie, welche Erfahrungen Jörg
Eichenberg von G4S mit der Dresdner Bank-Ausschreibung „Beleglogistik“ gemacht
hat.
Verspätung heißt Verlust für Bankkunden
Was bedeutet Beleglogistik? Schecks oder Zahlungsanweisungen,
die vormittags eingereicht werden, verarbeitet die Dresdner Bank noch am
gleichen Tag. Die Belege müssen deshalb täglich von den Filialen in die
Weiterverarbeitungszentren transportiert werden. Andere Belege, wie
Kreditakten, werden in Archive gebracht. Den Transport übernehmen
Dienstleister. Ausgerüstet mit einem Zeit- und Routenplan holen sie Belege ab
oder stellen sie zu - pünktlich zum vereinbarten Termin. Das ist wichtig: Denn
Verspätungen bedeuten verzögerte Wertstellung und damit Verlust für die Kunden.
Gesucht ist der kürzeste Weg
Wie gelangen die Belege am schnellsten an ihr Ziel - was ist
der kürzeste Weg? Schon für 15 Stationen gibt es mehr als 43 Milliarden
verschiedene Möglichkeiten, jede Station einmal anzufahren. Im Fall der
Dresdner Bank sind es sogar 800 Filialen. Hinzu kommen feste Terminvorgaben,
Verkehrsinfarkt in den Städten und ein äußerst harter Preiswettbewerb.
Unlösbar? „Ein Standardauftrag“, meint Jörg Eichenberg, Key Account Manager bei
G4S in Deutschland.
G4S am Start
Zu Beginn hat die Dresdner Bank 23 Transportdienstleister
persönlich für eine Teilnahme an der Ausschreibung angesprochen, darunter G4S
Geld- und Wertdienste. G4S ist in Deutschland mit 7.000 Mitarbeitern in über 80
Niederlassungen vertreten. Zu den zentralen Dienstleistungen zählen
Werttransporte, Geldbearbeitung und Sicherheitsdienstleistungen, außerdem
Beleg- und Datenmaterialtransporte. Für die Belege und das Datenmaterial stehen
bundesweit 300 Fahrzeuge zur Verfügung. Sie transportieren Kontoauszüge,
EDV-Listen, Belege für den Zahlungsverkehr, Datenbänder, Mikrofiche und
Disketten. Das Geschäft der G4S ist die Sicherheit. Deshalb bildet das
Unternehmen auch Kurierfahrer für die Beleg- und Datenmaterialtransporte als
Sicherheitskräfte aus, obwohl sie für diese Aufgabe keine gepanzerten Fahrzeuge
führen müssen.
Qualifikation mit dem Tourenplan
Als erstes wollte die Dresdner Bank wissen, ob die
Dienstleister der Aufgabe gewachsen waren. Deshalb waren auf der
fairpartners-Plattform Listen mit den Stationen und Zeitvorgaben hinterlegt.
Damit sollten die Dienstleister Tourenpläne entwerfen. Tourenpläne werden
zunächst rechnergestützt konstruiert und dann manuell ausgearbeitet. Nachdem
die Tourenpläne eingereicht worden waren, wurden sie von der Dresdner Bank auf
Plausibilität überprüft. Ob beispielsweise die Autobahn stadteinwärts oder
stadtauswärts verstopft ist, hängt von der Uhrzeit ab. Um 5 Uhr früh lässt es
sich ungestörter fahren als um 5 Uhr am Nachmittag. In der ersten Runde hatten
sich 9 der 23 Dienstleister mit einem realistischen Plan qualifiziert. G4S war
dabei. Einige Dienstleister konnten die Zeitvorgaben nicht einhalten oder sie
hatten ganze Stationen ausgelassen.
Auf das „wie“ kommt es an
Während der Qualifikationsrunde kommunizierten die Beteiligten
auf fairpartners. Es wurden unter anderem Fragen zu Zeiten, Volumina,
Destinationen und Haftung ausgetauscht. Generell spalten sich die Meinungen der
Dienstleister über den Einsatz von Beschaffungsplattformen.
„Beschaffungsplattformen sind Werkzeuge“, sagt Eichenberg dazu. „Für sich
genommen sind sie weder gut noch schlecht“. Der Einsatz könne problematisch
sein, wenn beispielsweise Unterlagen während der Ausschreibungsfrist geändert
werden, ohne die Abgabefrist zu verlängern.
Das persönliche Gespräch mit dem Einkäufer ist Eichenberg
wichtig, besonders wenn es um ein Ausschreibungsvolumen von mehreren
hunderttausend Euro geht. Im Fall der Beleglogistik suchte die Dresdner Bank
ebenfalls den direkten Kontakt: Die neun Dienstleister, die die Aufgabe
fachlich gelöst hatten, wurden zu einem Gespräch nach Frankfurt eingeladen.
„Das hat mir gefallen“, sagt Eichenberg. „Die Mischung aus Austausch via
Plattform und persönlicher Kommunikation fand ich passend.“
G4S im Ziel
Nach der Qualifikationsrunde ging es wieder zurück auf die
Plattform. Die Dienstleister konnten nun ihre Preise überprüfen und
gegebenenfalls ändern. Die Dresdner Bank hat sich schließlich für fünf
Dienstleister entschieden, darunter für die G4S. Wie geht es nun weiter? Jörg
Eichenberg beobachtet einen Trend hin zu Beschaffungsplattformen. „Der Markt
hat sich in den letzten Jahren verändert“, sagt er. „Früher haben sich die
Banken auf Qualität und Sicherheit konzentriert. Jetzt werden Preise immer
wichtiger.“ Seit zwölf Jahren ist Jörg Eichenberg im Vertrieb. „Es ist jeden
Tag auf's Neue spannend“, sagt er. Einfacher wird es wohl nicht werden. Aber
das schadet nicht. Dünne Bretter zu bohren ist ohnehin nicht seine Sache.
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