Innovative Einkaufsprozesse bei Skandia
Bündelung der Bedarfe und E-Sourcing führen zu hohen Einsparungen

Wo früher jede Fachabteilung sich selbst um ihre Beschaffung kümmerte, ist seit gut einem Jahr der Einkauf der Skandia Versicherung Management & Service GmbH zentral aktiv. Thomas Kremling, Einkaufsleiter Dienstleistungen und Güter bei Skandia berichtet über die Methoden, Ergebnisse und sagt, wie es weitergeht.

Die deutsche Skandia-Tochter, gegründet 1991 in Berlin, hat sich in Deutschland als Spezialist für innovative Vorsorge-Lösungen etabliert. Mit einer umfassenden Produktpalette auf Investmentbasis und individuellen Lösungskonzepten, die Kundenbedürfnisse in allen Lebensphasen adressieren, sieht sich Skandia für den weiteren Wachstumsprozess hervorragend positioniert.

Auch intern setzt man auf Innovation und effiziente Prozesse. Die Einkäufer bündeln unter Kremlings Führung die Bedarfe und nutzen in immer mehr Kategorien die Beschaffungsplattform fairpartners. Ob Drucksachen, allgemeine Geschäftsausstattung oder Dienstleistungen wie beispielsweise Übersetzungen - die Fachabteilungen waren bislang immer mit der Qualität zufrieden und profitieren von oftmals überraschend hohen Einsparungen, die zwischen 20 und 40 Prozent liegen.

Fachabteilung und Einkauf arbeiten heute Hand in Hand. "Auf Basis der gemeinsam formulierten Anforderungen bleibt auch während der Ausschreibung die Fachabteilung immer im Boot. Der persönliche Kontakt zu den Anbietern wird gerade beim Einkauf von Dienstleistungen von den Fachabteilungen geschätzt. Deshalb ist ein wichtiges Zwischenergebnis bei Ausschreibungen immer eine Shortlist von Anbietern und Empfehlungen des Einkaufs. Eine gut durchdachte und prägnant formulierte Ausschreibung macht Angebote vergleichbar und zwingt Anbieter gemäß Spezifikation anzubieten. Das steigert Transparenz und Wettbewerb, gerade in Verbindung mit einer Beschaffungsplattform", berichtet Kremling. "Die finale Entscheidung für einen Anbieter treffen Fachabteilung und Einkauf dann meist einvernehmlich."

"Unser Beschaffungsprozess bietet viel Freiraum für intensiven Dialog mit Lieferanten, gerade weil die Basiskommunikation im Rahmen von Ausschreibungen internetbasiert über fairpartners läuft. Und gerade bei offenem Bieterkreis entstehen dann neue Ideen." erzählt Kremling. "Im Rahmen eines Request for Information suchten wir Vorschläge für Incentivereisen und erhielten über fairpartners.com ein Angebot von einer uns bislang unbekannten Agentur. Mit dem positiven Ergebnis, dass das Incentive zwar anders als ursprünglich gedacht aussah, aber mit sehr großem Erfolg durchgeführt wurde. Der innovative Lösungsvorschlag der neuen Agentur gefiel auf Anhieb."

"Die Bündelung der Bedarfe aus den Fachabteilungen an sich birgt bereits großes Einsparungspotential. Die Nutzung von fairpartners bringt zudem ein Höchstmaß an Revisionssicherheit, Transparenz und wir verringern unseren administrativen Aufwand massiv", so Kremling. "Und neue Anbieter routen wir mittlerweile bereits beim ersten Kontakt über die Plattform fairpartners. Unser Request for Innovation hat das Ziel, neue Anbieter ohne viel administrativen Aufwand kennen zu lernen und deren Angebot zu sondieren. Die Informationen zu Produkten bzw. Dienstleistungen oder kreative Vorschläge werden systemseitig nach Einkaufskategorie gebündelt auf der Plattform bereit gehalten."

Das neue Konzept geht auf. Als nächsten Schritt plant Thomas Kremling die Bündelung geeigneter Bedarfe gemeinsam mit den Skandia Schwestergesellschaften in Polen, Österreich und der Schweiz Ende 2009 und deren gemeinsame Beschaffung im Rahmen einer Ausschreibung auf fairpartners. Thomas Kremling: "Durch größere Beschaffungsmengen und den noch breiteren, internationalen Bieterkreis versprechen wir uns nennenswerte Einsparungen bei mindestens gleichbleibender Qualität."