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Sauberkeit schreibt die Lufthansa CityLine
groß: Denn nur wo es sauber ist, fühlen sich Mitarbeiter und Kunden
gleichermaßen wohl. Schmutz lauert fast überall – in Teeküchen,
Aufenthaltsräumen, Büros, Sanitäranlagen und nicht zuletzt in Schichtbereichen,
in denen reges Kommen und Gehen herrscht. Damit die Reinheit nicht nur ein
Wunsch bleibt, überlässt das Luftfahrtunternehmen die Reinigung seiner vier
Kölner Gebäude einem kompetenten Dienstleister. Doch den richtigen aus einer
Reihe von Anbietern auszuwählen, ist gar nicht leicht.
Durchblick mit
fairpartners
“Die Ausschreibung einer Gebäudereinigung ist
eine komplexe Angelegenheit”, sagt die Einkäuferin der Lufthansa CityLine, Inge
Ochmann. Die Anbieter können nicht ausschließlich über den Preis beurteilt
werden, da vor allem qualitative Faktoren eine Rolle spielen. “fairpartners hat
die Auswahl deutlich erleichtert”, betont Ochmann, die eine derartige
Angebotsanfrage zum ersten Mal über die branchenübergreifende
Beschaffungsplattform im Internet abgewickelt hat.
Bevor der “Request for proposal” auf fairpartners veröffentlicht wurde, hat die
Lufthansa CityLine ein Leistungsverzeichnis erstellt, Anforderungen an die
Reinigungsdienstleister definiert sowie die Kriterien gewichtet. “Wir wollten
einen selbständig arbeitenden, kooperativen, erfahrenen und flexiblen Anbieter
finden”, erklärt die Einkäuferin. Desweiteren flossen Faktoren wie Termin,
Preis, Support, Umweltbewusstsein und Objektmanagement in die Entscheidung der
Lufthansa CityLine ein.
Wer die Wahl hat, hat die Qual
“Nachdem die Vorarbeit erledigt war,
veröffentlichten wir am 21.09.2004 unsere Angebotsanfrage auf fairpartners”,
berichtet Ochmann. Dabei handelte es sich um eine offene Ausschreibung, an der
jeder interessierte Dienstleister teilnehmen konnte. Aufgrund des umfassenden
Leistungsumfangs bot die Lufthansa CityLine einen Ortstermin an, zu dem sich 25
Spezialisten für Gebäudereinigung aus dem gesamten Bundesgebiet nach vorheriger
Anmeldung einfanden.
Die Begehung der 14.500 qm
Gebäudefläche lieferte den Reinigungsspezialisten einen umfassenden Einblick in
die durchzuführenden Arbeiten. 15 der 25 Gebäudereiniger bewarben sich dann
tatsächlich um den Auftrag, als am 13. Oktober die Bietfrist begann. “Für den
Rest war das Projekt zu groß oder der 24-Stunden-Bereich nicht abzudecken”,
sagt die Sachbearbeiterin.
Übersichtlicher und
vergleichbarer als zuvor
Lange vor dem Ende der Bietfrist, am 20.
Oktober, lagen die 15 Angebote bei Inge Ochmann vor. Durch das einheitliche
Layout gewannen sie an Übersichtlichkeit. Denn wer seine gewünschten
Preisinformationen in verschiedene Einzelpositionen aufsplittet und getrennt
abfragt, steigert die Vergleichbarkeit der Angebote. “Die Reinigung jedes
unserer vier Gebäude bezogen auf das ganze Jahr stellte eine jeweils eigene
Position dar. Außerdem haben wir einen Pauschalpreis pro qm für die
Glasreinigung mit und ohne Rahmen abgefragt sowie einen Stundenpreis für die
Sonderreinigung von z.B. Teppichböden und Wänden”, berichtet Ochmann.
Diese Preise konnten die
Cityliner bequem gegenüberstellen und sich ein Bild über die Stundenschätzungen
der Anbieter verschaffen. Parallel werteten sie die Nutzwertanalyse aus. Drei
Firmen lieferten sich ein Kopf-an-Kopf-Rennen, bei dem der Gebäudereiniger
Omnicura aus Trier die meisten Punkte verzeichnete und somit die Nase vorn
hatte.
Vergeben
ist Vergeben
Noch am 20. Oktober 2004 verkündete Lufthansa
City Line über fairpartners das Ergebnis. Gewinner und Verlierer wurden per
Mail über das Ergebnis informiert. Der Vertrag wurde unverzüglich schriftlich
fixiert. Omnicura kann nun die Qualität seiner Dienstleistung unter Beweis
stellen. Der vorerst auf ein Jahr begrenzte Vertrag ist mit einem
Bonus-Malus-System hinterlegt, dessen Verlängerung für 2006 bei guter
Zusammenarbeit durchaus vorstellbar ist.
Immer wieder fairpartners
Sollte es zu einer erneuten Ausschreibung kommen, würde Einkäuferin Inge
Ochmann diese immer wieder über fairpartners abwickeln. “Zwar konnten wir
aufgrund der Komplexität unserer Anfrage keine Zeitersparnis erzielen, aber
dafür war der Vorgang viel transparenter als zuvor”, lobt sie. Die Arbeit mit
der Beschaffungsplattform hat den Einkaufsprozess der LufthansaCity Line
erheblich vereinfacht. Informationen konnten zeitgleich an alle Anbieter
herausgegeben werden. Die Kommunikation über fairpartners verkürzte sonst
zeitaufwendige Absprachen per Telefon oder Post. Weiterhin waren die Angebote
laut Ochmann durch das einheitliche Layout viel übersichtlicher und
vergleichbarer. “Um das Handling des Systems bereiten sich
fairpartners-Einkäufer auch kein Kopfzerbrechen, denn die Funktionen sind
leicht verständlich. Ich habe den Einkaufs-Assistenten genutzt, der mich sehr
gut durch die Anwendung geführt hat”, sagt Ochmann zufrieden. Und hatte sie
dennoch Fragen, stand der CityLine-Einkäuferin stets ein freundliches und
kompetentes Team im fairpartners-Communication Center mit Rat und Tat zur
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