Einkauf bei der Lufthansa Systems: In einem Unternehmen mit weltweit 4.500 Mitarbeitern eine Herausforderung, die straffe Organisation und Zeitmanagement erfordert. Pro Woche werden allein zehn Schulungsveranstaltungen durchgeführt.   

Im April 2005 beschafft die Einkaufsabteilung der Lufthansa Systems Technikschulungen aus den Bereichen Cisco, Netztechnik, TK-Technik, IT-Security und Webtechnik zu jeweils zehn Einheiten. Gesucht ist ein Dienstleister, der die fünf Schulungsthemen als Paket anbieten kann. Der Beschaffungsvorgang wird als RFP (Request for Proposal) bei fairpartners veröffentlicht.

Lesen Sie, wie fairpartners Einkäufer darin unterstützt, den Beschaffungsvorgang übersichtlicher zu gestalten und Unstimmigkeiten auszuschließen, wie die Zusammenarbeit mit den Dienstleistern funktioniert und wann sich der Einsatz von fairpartners besonders lohnt.

26. Juli 2005: Ortstermin bei der Lufthansa Systems in Kelsterbach – Hauptfirmensitz von weltweit über 4.500 Mitarbeitern. Es ist Dienstag Nachmittag. Ansprechpartnerin für die Technikschulungen ist Christiane Trübe, Einkäuferin bei der Lufthansa Systems. Schon die Terminvereinbarung gerät zum Lehrstück über die Terminnot von Einkäufern. Heute um 15.00 Uhr ist es so weit. Wir haben eine Stunde Zeit. „Die Lufthansa Systems bietet IT-Services an“, erklärt Christiane Trübe auf dem Weg zum Büro, „von der Beratung über die Anwendungsentwicklung und Implementierung bis hin zum Systembetrieb.“ In dem sich schnell ändernden Umfeld der Informationstechnologie müssen die Mitarbeiter kontinuierlich geschult werden. So erklärt sich die Anzahl von zehn Schulungen pro Woche. Seit vier Jahren ist Christiane Trübe im Einkauf der Lufthansa Systems tätig. „Organisationstalent steht im Einkaufsbereich ganz oben“, sagt sie. Ob Fachbereich, Dienstleister oder Einkaufsabteilung: Der Einkäufer muss alle Termine und beteiligten Personen koordinieren. „Nicht immer einfach“, schmunzelt die geprüfte Fachkauffrau für Einkauf und Logistik.

Zuverlässige Ergebnisse auch unter Hochdruck

Hier wie in anderen Einkaufsabteilungen ist knapp bemessene Zeit eher die Regel als die Ausnahme. Der Zeitdruck der Einkäufer ist deshalb ein zentraler Punkt in der Konzeption von fairpartners. Im Mittelpunkt der Plattform steht der Beschaffungsassistent, ein Werkzeug, das den Einkäufer Schritt für Schritt durch den Beschaffungsprozess begleitet. So hat der Einkäufer die Sicherheit, auch im größten Betrieb nichts Wichtiges zu vergessen. Gleichzeitig beugt man zu vielen Rückfragen der Dienstleister vor. Das wiederum spart Zeit. Die Dienstleister geben ihre Angebote direkt auf fairpartners ab. Auf diese Weise gehen die Angebote einheitlich strukturiert beim Einkäufer ein und sind leichter zu vergleichen.

Die Anfrage für die Technikschulungen kam aus dem Bereich Infrastructure Services. Gefordert waren je zehn Einheiten aus den Schulungsgebieten Cisco, Netztechnik, TK-Technik, IT-Security und Webtechnik. Die Technikschulungen sollten an einen einzigen Anbieter zu einem Paketpreis vergeben werden. Schon wegen der Größe des Auftrags war die Zahl der potentiellen Anbieter begrenzt. Auswahlkriterien neben dem Preis waren die Reisekosten der Trainer, kompakte Schulungsunterlagen, eventuelle Nachtrainings bei Schlechtleistung sowie Ersatz bei Ausfall.

Bei einem konventionellen Beschaffungsvorgang muss jeder Dienstleister einzeln angeschrieben werden, erzählt die Einkäuferin, ein mühsamer und fehleranfälliger Vorgang. Häufig schleichen sich Tippfehler bei der Eingabe der E-Mail-Adressen ein. Die eingehenden Angebote haben unterschiedliche Formate und nach Ablauf der Bietfrist gibt es regelmäßig Nachzügler.

Routinejobs adé

Mit fairpartners wird der Beschaffungsprozess wesentlich vereinfacht. Die Dienstleister haben schon bei der Registrierung ihre Kontaktdaten angelegt. Der Einkäufer muss deshalb die E-Mail-Adressen nicht mehr selbst eintippen. Da die Dienstleister vollständig gelistet sind, wird keiner übersehen. Die Benachrichtigung über die Ausschreibung erfolgt über die Plattform, auch dies eine Vereinfachung für den Einkäufer. Denn nun ist es nicht mehr sein Problem, die Dienstleister zu erreichen. Der Einkäufer gibt per Plattform ein Limit für den Eingang der Angebote vor. Im konkreten Fall der Technikschulungen endete die Bietfrist am 11. April. „Dieses Mal gab es keine Nachzügler“, lächelt Christiane Trübe.

Die Einkäuferin der Lufthansa Systems nutzt fairpartners regelmäßig. „Wenn Fragen aufkommen“, sagt sie, „lohnt sich der Anruf im Communication Center. Dort gibt es immer einen guten Rat.“ Gibt es denn etwas, das sie gerne verbessert hätte? „Ja“, sagt sie. „Fehlerhaft angelegte Ausschreibungen sind ewige Leichen, weil man sie nicht löschen kann. Das ist lästig.“ Ausgerechnet hier kann fairpartners nicht helfen. Es handelt sich um eine Vorgabe durch die Revision. „Gibt es durch fairpartners einen erhöhten Aufwand für die Dokumentation?“ – „Nein“, sagt Frau Trübe. „Die Angaben werden einmal bei fairpartners eingegeben und zweimal ausgedruckt: einmal für den Fachbereich und einmal für die Einkaufsabteilung.“

Dienstleister könnten sich besser präsentieren

Wie gehen Dienstleister mit fairpartners um – arbeiten sie gerne mit der Plattform? „Das ist unterschiedlich.“, sagt Christiane Trübe. „Manche Dienstleister müssen erst überzeugt werden. Wer aber regelmäßig mit Lufthansa arbeiten will, ist registriert.“ Natürlich versuchten die Dienstleister weiterhin, den persönlichen Kontakt zu pflegen. Das sei aber aus Zeitgründen ein echtes Problem und auch nicht unbedingt nötig. „Die Kompetenz eines Dienstleisters kann man sehr gut an den Unterlagen und dem Angebot erkennen sowie an der Art und Weise der Rückfragen.“ Bedauerlich findet es Christiane Trübe, dass die Dienstleister ihre Möglichkeiten zur Selbstdarstellung auf der Plattform so wenig nutzen. Die Profile der Dienstleister auf der Plattform seien recht dürftig. Detailliertere Informationen fände sie interessant. Auch die Funktion der Bewerbung eines Dienstleisters sei gut und würde von ihr eingesetzt.

„Frau Trübe, Ihr Fazit: Wie charakterisieren Sie die Arbeit mit fairpartners?“
„fairpartners ist anwenderfreundlich und teilweise selbsterklärend. Der Vorteil liegt in der Verbesserung der Prozesse.“
„Gab es bei der Ausschreibung der Technikschulungen Überraschungen in Bezug auf die Preise?“
„Nein, die Preise waren so, wie man es erwarten konnte. Da gab es keine Überraschungen. Bei einem RFP steht der Preis nicht so stark im Vordergrund wie bei einer Auktion. Gute Leistung kostet eben etwas.“ Insgesamt seien RFPs und Auktionen bei fairpartners immer dann geeignet, wenn man alle Rahmenbedingungen und Eigenschaften eines Beschaffungsvorgangs genau kennt, ganz besonders bei standardisierten Gütern und Dienstleistungen.