Buchungen von heute auf morgen - selbstverständlicher Service
für Kunden der Dresdner Bank und Ergebnis einer straff organisierten
Beleglogistik.
Die Dresdner Bank hat ihre Beleglogistik für rund 800 Filialen in Deutschland
neu ausgeschrieben. Lesen Sie, wie die Einkaufszentrale in Frankfurt
fairpartners in den Beschaffungsprozess eingebunden hat, um die Kommunikation
zwischen Auftraggeber und Lieferanten zu vereinfachen.
Belegzustellung kompromisslos zuverlässig
Beleglogistik - was verbirgt sich dahinter? Wenn Kunden Schecks
oder Zahlungsanweisungen vormittags einreichen, werden sie noch am gleichen Tag
verarbeitet. Das garantiert die Dresdner Bank.
Die eingereichten Papiere müssen von den Filialen in die
Weiterverarbeitungszentren transportiert werden. Jeden Tag neu, pünktlich und
zuverlässig. Die Dresdner Bank organisiert diese Aufgabe mit Dienstleistern.
Auch Unterlagen für die Archivierung werden so ihrem Bestimmungsort zugeführt.
Die Dresdner Bank besteht aus sieben Regionen mit je 80 bis 120
Filialen. Bisher wurden die Transportdienstleister in den Regionen direkt
beauftragt. Jetzt hat die Zentrale in Frankfurt den gesamten Bedarf
zusammengefasst, ausgeschrieben und gleichzeitig das Vertragsmanagement
zentralisiert. Das Ausschreibungsvolumen betrug mehrere Million Euro. Aus dem
Gesamtbedarf wurden Lose gebildet, die einzeln oder gebündelt vergeben werden
konnten.
Kommunikation persönlich und via Plattform
Zu Beginn des Ausschreibungsverfahrens ging die Dresdner Bank
auf 23 Dienstleister persönlich zu: regionale Anbieter wie bundesweit tätige,
bereits bekannte Partner und neue Kontakte. Die Dienstleister mussten den
Transportdienst für mindestens eine Region anbieten können. Wer an der
Ausschreibung teilnehmen wollte, registrierte sich bei fairpartners.
Auf der fairpartners-Plattform fanden die Dienstleister alle
Informationen, die sie für ihr Angebot benötigten. Zusammen mit dem Angebot
mussten sie einen Tourenplan ausarbeiten. Die Zeitfenster aus frühestem und
spätestem Zeitpunkt zum Abholen und Anliefern der Papiere waren ihnen
vorgegeben.
Die eingereichten Tourenpläne wurden auf Plausibilität
überprüft. Fünf Kilometer Strecke in der Münchener City ist anders zu bewerten
als fünf Kilometer auf dem Land. Auch Verkehrsschwankungen im Verlauf des Tages
sind zu bedenken. Um das beurteilen zu können, wurde die Erfahrung der Dresdner
Bank-Kollegen aus den Regionen einbezogen, die die Ausschreibungen bisher
dezentral durchgeführt hatten. Auch die Kollegen wurden über fairpartners in
den Beschaffungsprozess eingebunden, um beispielsweise Fragen zu ihrer Region
zu beantworten. „Wir haben in einer Art interdisziplinärem Beschaffungsteam
gearbeitet“, zieht Beuttenmüller das Resümee.
Jeder zweite Qualifizierte kam zum Zug
In der ersten Runde wurden die Angebote einzig nach fachlichen
Gesichtspunkten geprüft. Manch einem Dienstleister war die Aufgabe zu komplex.
In einigen Tourenplänen wurden die Zeitfenster nicht eingehalten oder einzelne
Stationen fehlten ganz. Neun Dienstleister qualifizierten sich. Sie wurden
persönlich nach Frankfurt eingeladen, um Angebote und Vertragsbedingungen zu
besprechen.
Nach der Qualifizierungsrunde ging es zurück auf die Plattform.
Die Dienstleister hatten nun die Möglichkeit, ihre Preise anzupassen. Jeder
zweite ist mit einem Auftrag zum Zuge gekommen. Beuttenmüller ist stolz darauf,
dass unter den fünf Auftragnehmern nicht nur Große, sondern auch Mittelständler
sind.
Durchblick mit fairpartners
Vom guten Ergebnis der Ausschreibung ist Beuttenmüller selbst
überrascht. Die Kosten konnten um ein Drittel gesenkt werden, wenn man
Prozesskostenreduzierung und Preisreduktionen der Anbieter summiert.
„fairpartners macht es dem Einkäufer leicht, den Durchblick zu
bewahren,“ sagt Bernd Beuttenmüller. „Die Plattform unterstützt eine klare,
strukturierte Kommunikation zu den Anbietern. Es gibt eindeutig festgelegte
Start- und Endtermine für die Abgabe der Angebote. Zum Zeitpunkt X hat man
alles beisammen.“ Der Einkäufer schätzt es, die Informationen zur Ausschreibung
zentral auf der Plattform zu veröffentlichen. So haben alle Anbieter zum
gleichen Zeitpunkt die gleichen Informationen. Das ist nicht nur effizient,
sondern fördert die Fairness im Ausschreibungsprozess.
Beuttenmüller hatte zu Beginn Vorbehalte gegenüber
fairpartners. Erfahrungen mit anderen Plattformen hatten ihn misstrauisch
gemacht. „fairpartners ist wirklich bedienerfreundlich. Außerdem stimmt das
Preis-Leistungsverhältnis“, sagt Beuttenmüller heute. Eine Schulung hat den
Zugang zur Plattform erleichtert.
Schon acht Jahre ist Beuttenmüller als Prokurist im Einkauf der
Dresdner Bank tätig. Manche Themen gewinnen erst beim näheren Hinsehen Charme.
Die Arbeit bleibt deshalb für ihn spannend. Soll die nächste Ausschreibung
wieder mit fairpartners starten? „Na klar“, schmunzelt Beuttenmüller. „Mal
sehen, was kommt. Es ist jedes Mal ein Einstieg in eine neue Branche.“
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