Zum 50-jährigen Bestehen der Condor wurden für über 5.000 Mitarbeiter, Vertriebspartner und VIPs Events veranstaltet. Events leben von Kreativität, Einkaufsprozesse von Effizienz. Lesen Sie, wie fairpartners die Einkaufs- und Marketingabteilung bei Condor darin unterstützte, die Brücke zu schlagen.

"Ich fliege dich." So heiter-auffordernd wirbt die Condor zu ihrem 50. Geburtstag. Der Web-Auftritt mit den lustigen Stubenfliegen verrät allerdings nichts über die Marktbedingungen für Anbieter günstiger Flüge. Der Wind bläst nicht nur aus Richtung der Wettbewerber: Die Kunden haben sich an günstige Angebote gewöhnt und reagieren ausgesprochen preissensibel.

Der 50. Geburtstag kommt deshalb gerade recht, um sich angemessen in Szene zu setzen. Zusätzlich zu anderen Aktionen richtete die Condor drei verschiedene Events aus: einen für 3.000 Mitarbeiter, einen für 2.000 Vertriebspartner und einen weiteren für 500 VIPs.

Ein Event ist keine Geburtstagsparty, sondern eine Veranstaltung mit Auftrag. Jeder Teilnehmer soll sich mit dem Unternehmen identifizieren und begeistert von dem Event erzählen. Er ist ein Multiplikator für das Unternehmen. Passend zu den allgemeinen Kommunikationszielen ist deshalb die außergewöhnliche Idee, das überzeugende Konzept gesucht.

Der Auftrag bedeutet eine hohe Verantwortung für das Marketingteam und eine Herausforderung für den Einkäufer. "Die Marketingabteilung sucht nach kreativen Events, welche die Produktbotschaft treffend transportieren und für gute Unterhaltung sorgen", sagt Markus Braun, Referent Konzerneinkauf Marketing & Services der Thomas Cook AG. "Und ich achte in erster Linie auf die Kosten und die Abwicklung. Kreativität trifft Prozessmanagement - keine einfache Situation."

Agenturauswahl persönlich und per Plattform

Bei Condor lösten Einkauf und Marketing die Aufgabe gemeinsam. Gesucht waren eine oder mehrere Agenturen für die Konzeption und Durchführung der drei Events. Die Veranstaltungen für die VIPs und die Mitarbeiter sollten im Hangar der Condor stattfinden. Für die Vertriebsroadshow waren die Veranstaltungsorte von den Agenturen vorzuschlagen. Gegeben war außerdem das Budget.

Zur Auswahl der Agentur vereinbarte man ein zweistufiges Vorgehen. Mit Hilfe der elektronischen Beschaffungsplattform fairpartners wurde der Beschaffungsprozess effizient organisiert: Ansprechen der Agenturen, Veröffentlichung der Ausschreibung, Einholen der Angebote, erster Budget-Check. Anschließend präsentierten die Agenturen ihre Lösungen direkt bei Condor.

Komplexe Ausschreibungen übersichtlich gliedern

"Bei umfangreichen Ausschreibungen steht am Anfang die Frage, wie man das Thema sinnvoll in bewertbare Einheiten zerlegen kann", meint Braun. Nach seiner Einschätzung können hier Berührungsängste für die Arbeit mit einer Beschaffungsplattform entstehen. Der Einkäufer entscheidet, in welcher Gliederungstiefe er auf der Plattform arbeiten will. Er kann die Ausschreibung genau aufschlüsseln oder aggregierte Kostenblöcke einfordern.

Markus Braun entschied sich für die letzte Variante und ließ damit den Anbietern mehr Gestaltungsspielraum. Über fairpartners fragte er die Kosten für die drei Veranstaltungen jeweils als Block ab. Eine detaillierte Aufstellung der Kosten forderte er als gesondertes Dokument an.

Die Handhabung der Plattform fiel Braun leicht. Das Einstellen der Ausschreibung bei fairpartners habe keine zwanzig Minuten gedauert, sagt er. Zweifelsohne liege der Hauptteil der Arbeit in der Vorbereitung.

An der Arbeit mit fairpartners schätzt Braun die Übersicht über die Angebote im Verlauf der Ausschreibung. "Zu jedem Zeitpunkt konnte ich sehen, welche Agenturen ihr Angebot schon abgegeben hatten und welches Budget für die jeweiligen Veranstaltungen geplant war."

Rückfragen gab es wenige. "Manche Agenturen wollten weitere Informationen zu den Sicherheitsvorschriften am Hangar", erzählt Braun. fairpartners bietet die Möglichkeit, "fachliche" und "kaufmännische" Ansprechpartner auszuweisen. Braun hatte diese genutzt, so dass die Agenturen ihre Fragen direkt bei der richtigen Person stellen konnten.

Nach Ablauf der Angebotsfrist wurden fünf Agenturen ausgewählt und zur Präsentation eingeladen. Marketingabteilung und Einkauf waren beide bei den Gesprächen anwesend. Die qualitativen Kriterien gewannen jetzt an Gewicht. Ist das Konzept gut? Stimmen Gefühl, Anspruch und Stimmung mit der Marke überein? Ist die Veranstaltung gut organisiert? Stimmt der Ablauf?

Einkauf und Marketingabteilung entschieden sich für eine Agentur, die die beiden Veranstaltungen am Flughafen ausrichtete. Ein anderer Anbieter überzeugte mit seinem Konzept für die Roadshows.

Auf die gemeinsame Entscheidung kommt es an

Einkauf und Fachabteilung haben eine Lösung gefunden, die alle Beteiligten zufrieden stellt. "Das geht nur in einem gemeinsamen Entscheidungsprozess", zieht Braun als Bilanz.

Markus Braun handelt gerne - günstig für einen Einkäufer. In diesem Fall konnte er eine Kostensenkung von 30 Prozent erzielen, auch gestützt von der transparenten Angebotsdarstellung bei fairpartners. Mit seiner Arbeit sieht er sich an der Schnittstelle zwischen Controlling und Marketing, eine Mischung, die er besonders schätzt.

Braun hält es für eine Arbeitserleichterung, alle Informationen zur Ausschreibung direkt auf der Plattform einstellen zu können. Durch AGBs, Briefing des Marketings, Informationen zum Branding und ähnliches mehr entstehen große Dateianhänge, die kaum per Mail zu versenden sind. Gleiches gilt umgekehrt: Umfangreiche Angebotsdateien werden vom Mail-Server häufig nicht zugestellt.

Wählt der Einkäufer einen "eingeschränkten Anbieterkreis" aus, sind sensible Daten dennoch vor unerwünschtem Zugriff geschützt. Dann nämlich sind das Angebot und alle anhängigen Dokumente von Beginn an nur für ausgewählte Anbieter zugänglich.

Die Arbeit mit fairpartners hilft, die Fülle an Informationen zu strukturieren. Der Einkäufer hat zu jedem Zeitpunkt einen übersichtlichen Vergleich über alle Angebote. Ohne die Plattform muß man separate Tabellen anlegen und laufend pflegen.

Die Thomas Cook AG ist Premium Partner bei fairpartners und treibt in dieser Rolle die Weiterentwicklung des Portal voran, wie Thomas Cook-Einkaufschef Nikolaus Kirner erläutert: "Unabhängig von Warengruppe und Volumen realisiert Thomas Cook Einsparungen in Höhe von bis zu 32 Prozent und setzt deshalb das Portal für alle Beschaffungsvorgänge ein."