fairpartners als Beschaffungsplattform für Fonds-Berichte

Joachim Etz kann sehr zufrieden sein. Mit seiner ersten Auktion auf fairpartners hat er gleich einen Volltreffer gelandet: Einige Zehntausend Euro eingespart, Dokumentations- und Revisionssicherheit nachgewiesen, seinen Vorgesetzten ein zukunftssicheres System vorgestellt und seine Lieferantenbeziehungen ein Stück weit professionalisiert. Und die Hürde sei vergleichsweise gering gewesen, berichtet der 44jährige Einkäufer aus dem Beschaffungsmanagement von Union Investment.

Der Druck von rund einem Dutzend Rechenschaftsberichten in einer Auflage von jeweils 60.000 Exemplaren gehört bei Union Investment zu den regelmäßigen Beschaffungsprojekten. "Etwa 300 bis 350 Tonnen Papier jedes Mal", rechnet Joachim Etz, denn als Einkäufer kommt er vom Fach. Rund 20 Jahre war er in der Druckindustrie tätig, zuletzt als Betriebsleiter, bevor er in den Einkauf der Deutschen Bank wechselte. Vor fünf Jahren kam Herr Etz zu Union Investment, wo er inzwischen längst nicht mehr nur Druckerzeugnisse, sondern im gesamten NON-IT Bereich Produkte und Dienstleistungen beschafft.

"Zu Beginn ist auch die Beschaffung über eine Plattform sehr konventionell", weiß Joachim Etz. Die Grundlagen der Ausschreibung müssen klar strukturiert sein und die in Frage kommenden Druckereien überprüft werden. "Wir brauchen dort Zuverlässigkeit und Flexibilität zugleich, wir produzieren ausschließlich in Deutschland und müssen uns auf unsere Partner verlassen können", zählt der Einkäufer einige Auswahlkriterien auf. Denn die Rechenschaftsberichte sind Pflichtveröffentlichungen für KAGs. Terminverzögerungen oder gar Ausfälle könnten gravierende Folgen für das Unternehmen nach sich ziehen.

Bereits bei der Ausschreibung über die Plattform hatte sich Union Investment die anschließende Auktion vorbehalten. Selbstverständlich würde man nicht mit Kraft den Preisgünstigsten auswählen, sondern das Gesamtangebot vor der endgültigen Entscheidung würdigen, so der Einkäufer, der sich beim BME zum Fachkaufmann weitergebildet hat. Im BME habe er auch im Rahmen einer Fachveranstaltung die ersten Informationen über fairpartners erhalten.

Über das Bonus-Malus-System von fairpartners wurden die vorliegenden Angebote aus der Ausschreibung für die anschließende Auktion vergleichbar gemacht. Ein persönlicher Ansprechpartner aus dem fairpartners Communication Center begleitete Joachim Etz während des kompletten Vorgangs. Ein Teil der Vorbereitung auf die Live-Auktion bestand auch in Testauktionen für die erstmals in ein solches Beschaffungsprojekt einbezogenen Druckereien - durchgeführt von den Mitarbeitern der Beschaffungsplattform fairpartners.

Eher überraschend erschien Joachim Etz dann die Einfachheit der Auktionsdurchführung. "Nach dem Durchlaufen der Probeauktion im Web hatte ich noch ein, zwei Fragen, die mir das wirklich sehr kompetente Team von fairpartners beantwortete und dann ging es auch gleich los", erinnert er sich an die abschließende Auktion. Etwa 40 Minuten dauerte die Auktion, die bei Union Investment auch von der Abteilungs- und Segmentleitung am Monitor verfolgt wurde.

Eine enorm interessante Erfahrung für alle sei dies gewesen. Auch für den einen oder anderen Lieferanten, da sich durch die Plattform Markttransparenz erreichen lässt.

Ein Modell für die Zukunft? Ganz klar, so Joachim Etz. Jedoch nicht für 100 Prozent des Einkaufs. Denn auch zukünftig werde es beispielsweise Druckerzeugnisse geben, bei denen das Marketing oder die Agenturen "noch ein Wörtchen mitreden möchten". Doch regelmäßige Beschaffungen von klar zu beschreibenden Produkten würden leichter, übersichtlicher und mit erheblichen Preisabschlägen zu beschaffen sein. Und was ihm als Erkenntnis vor allem blieb, war die auf einen Blick herzustellende Vergleichbarkeit von Angeboten, die nun allein im Schema der Plattform abgebildet würden. "Dies konnten wir bisher eigentlich nur sicherstellen, in dem wir mit den Anfragen zugleich auch ein Excel-Sheet mitschickten - das können wir uns nun sparen!", so Joachim Etz.

Sein Resümee: "Topp gelaufen, ein gutes Ergebnis und ganz sicher auch in Zukunft anzuwenden!"

Die Union Investment-Gruppe

Mit einem Gesamtvolumen von rund 150 Mrd. Euro verwaltetem Fondsvermögen, gehört Union Investment zu den ganz großen Fonds-Gesellschaften in Deutschland. Vertriebspartner sind die 14.000 Bankstellen der genossenschaftlichen Bankengruppe. Union Investment hat im Frühjahr 2007 sein bestes Betriebsergebnis in der Unternehmensgeschichte vorgelegt, den Kundenstamm 2006 deutlich vergrößert und seine Marktposition gefestigt. Das Unternehmen beschäftigt 2.245 Mitarbeiter, vorwiegend am Standort Frankfurt. Die Hauptaktionäre sind die DZ Bank AG sowie die WGZ Bank AG.